公正証書のデジタル化について

これまで公正証書を作成するためには、少なくとも一回は本人が役場を訪問する必要がありました。

弁護士等の代理人に手続きを依頼できない場合には、原則として、本人が役場に出頭しなければなりません。

例えば離婚の公正証書を作成する場合で離婚の原因がDVである場合であっても、公証役場で相手と顔を合わせる必要がありました。

また、不貞行為の慰謝料支払い関する公正証書では、慰謝料を支払う不倫相手と、不貞行為の被害者が揃って公証役場を訪問しなければなりません。

これらが、公正証書の作成をためらう理由になっていたという実態があります。

今後は、当事者が直接公証役場で顔を合わせることなく、公正証書を作成することができるようになります。

公正証書作成のハードルが下がることになります。

リモート面談を実施する場合には、本人双方の希望が必要です。

仮に離婚給付公正証書を作成する場合で、Web会議システムを利用したリモート面談行うためには、夫婦の双方がリモート面談を希望する必要があります。

もし一方のみがリモート面談を希望して、他方は公証役場の訪問を希望する場合には、リモート面談を実施することができません。

その場合には、これまで通り、両名が揃って公証役場を訪問する必要があります。
 

本人がリモート面談を希望した場合には、原則としてリモート面談が実施されます。

しかし、公証人がリモート面談を相当でないと判断した場合には、直接面談による公正証書の作成が必要になります。

Web会議のシステムでは、カメラと音声のみでやり取りをします。

本人が十分に公正証書の内容を理解しているのか、本心から陳述しているのかが分かりにくいことが考えられます。

カメラから見えないところで第三者が陳述を誘導するといった可能性も考えられます。

そのため、もし公証人がリモート面談による作成が相当ではないと判断した場合には、Web会議システムを利用した公正証書の作成をすることはできません。

紙ベースで公正証書を作成する場合には、公証役場を訪問した本人が直接公正証書に押印します。

今後は、電子データで公正証書を作成することが基本になるので、原則として押印は不要になります。

公証役場を訪問した場合でも、タブレットにタッチペンなどでサインする方法が検討されています。
 

これまでは公正証書が作成された後に、公正証書正本・謄本が本人に交付されていましたが、今後は、紙ベースではなく、電子ファイルでの受領を希望することができます。

紙ベースでの書面交付を希望することも可能で、その場合には、公正証書の正本と同じ効力をもつ書面を交付してもらうことも可能です。

これまでは本人確認書類として、身分証明書や印鑑証明書を公証人に提供する必要がありました。

今後は、マイナンバーカードに付与されている電子署名を、PDFファイルに埋め込む方法で、本人確認を行う方法が検討されています。

電子署名を行うためには、専用のソフトをダウンロードして利用する必要があります。

パソコンを利用した手続きに慣れていない方もいらっしゃいます。

その場合には、これまでどおり公証役場を訪問した上で身分証明書や印鑑証明書の提出により本人確認の手続きをすることもできます。

もし、公証役場を訪問せずにすべてリモートで完結するためには、パソコン、マイナンバーカードから電子署名情報を読み込むICカードリーダーなどを準備しなければなりません。

また公的個人認証サービス（JPKI）利用者クライアントソフトなどをインターネットからダウンロードして、電子署名を行う準備をする必要があります。

これまで公正証書の作成は、お住まいの地域にある最寄りの公証役場を利用することがほどんどでした。

都市部であれば、近隣に複数の公証役場があるので、任意の役場を利用することができます。

しかし、地方では、隣の公証役場まで数十キロ離れているという場合も多くあり、実質的に、最寄りの公証役場を利用せざるを得ないというのが実情でした。

今後、Web会議システムを利用したリモート面談での公正証書の作成が普及すれば、お住まいの地域に縛られずに、全国から任意の公証人に公正証書の作成を依頼できるようになります。

公証人の方もそれぞれで、サービス精神豊かな方もいらっしゃれば、中には非協力的と言わざるを得ない方もいらっしゃいます。

今後はもしかすると、人気のある公証人に依頼が集中するといったことが起きるのかもしれません。

公証役場を訪問した場合には、公証人手数料を現金で支払うことが通常ですが、すでにクレジットカード決済による公証人手数料を支払うことも可能になっています。

Web会議システムを利用したリモート面談により公正証書を作成する場合には、公証人手数料をクレジットカード決済の方法で支払うこととなります。