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自宅で契約書を保管する際の注意点

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自宅で契約書を保管する

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個人で交わした契約書は自宅で保管しておけば、それで大丈夫です。

紛失に備えて、コピーをとっておく、写真を撮影してデータで保存するなどの対応をしておけば安心できます。

万一、配偶者に捨てられてしまったり紛失しても、控えを元の原本と同じように証拠として利用できます。

 

紛失に備えて写し(コピー)を持っておく

契約書は自宅内での保管が基本です

個人間で取り交わした契約書は、自宅で保管することが基本になります。

他の重要書類と同じように自宅内で保管します。

それ以外の特別な対応は、基本的に必要ありません。

自宅での保管が基本ですが、破棄や紛失のおそれがある人は、実家など別の場所での保管しても大丈夫です。

ただ、自宅以外の場所に保管する場合であっても、保管先の人(実家であれば両親)が誤って捨ててしまう、紛失してしまうかもしれません。

そのため、実家で保管する場合には、重要書類なので捨てないこと、動かさないことをしっかりと家族へ伝えておく必要があります。

実際の事例では、、
個人間で交わす示談書や誓約書であっても、保管方法はその他の重要書類とちがいはありません。どこかの機関に提出する必要はありません。他の重要書類と一緒に、各家庭での書類の保管場所にて大切に保管してください。

破棄や紛失に備えて「写し・コピー」を作成しておく

コピーでも原本と同じように、契約の内容を明らかにすることができます。

原本とほとんど同じ証明力をもちます。

万一、何らかの理由で原本を失ってしまったときに、コピーが手元に残っていれば、そのコピーを証拠として利用することができます。

コピー(控え)は、文面をスキャンした画像データ、スマホなどカメラで撮影した写真でも構いません。

データ保管は、保管場所を必要としませんし、いつでもプリントできるので便利です。

写真撮影するときには、すべてのページ、すべての文言を漏れなく撮影するようにしてください。

また、文字がぼやけている、小さすぎて読めないといったことがあると、控えとして利用することができないため、きれいに撮影してください。

会社などでも、紛失に備えて契約書をデータとして保存しておくことが一般的です。

実際の事例では、、
「予備として契約書を1部追加で納品してほしい」というご要望をいただくことがあります。さらに紙だけでは不安なので、スマホで写メして写真データをお持ちの方も多いです。私としても紙のコピーと写真データの両方で持った方が良いと思います。

紛失した場合は、再度サインしてもらう必要がある

契約書を「破棄された・捨てられてしまった」という相談があります。

もしコピーなどの控えが何もない場合には、改めて書面を作って、再びサインしてもらう必要があります

ただ、書面を捨てた相手が、もう一度サインしてくれるのかは分かりません。

夫婦で交わした契約書を捨てられてしまうという場合は、当然、契約書の存在に納得していないから捨ててしまうのでしょう。

このようなことが起こらないよう、契約書にサインしてもらうときには十分に相手と話し合い、真摯に納得してもらったうえでサインしてもらうことが大切です。

実際の事例では、、
1年に1件あるか、ないか、といった頻度ですが、「夫に契約書を捨てられてしまったのですがどうすれば良いですか?」といった相談があります。

契約書の破棄や紛失に関する注意点

困っている女性

契約書の原本は、後日にもし違反があったとき、契約した本人が約束をした内容を証明する有利な証拠になります。

原本とは、朱肉による押印がされているオリジナルの現物ことをいいます。

受け取った原本を紛失してしまい、さらに、控え(コピー)もないという場合には、証拠として利用することができなくなってしまいます。

 

いつの間にか捨てられていた実際の事例

「いつの間にか捨てられていた…」という相談をこれまでに数件いただいたことがあります。

自宅で大切に保管していたにもかかわらず、ある日内容を確認しようと契約書を取り出したところ、保管していた場所からきれいさっぱり無くなっていたそうです。

配偶者を問い詰めてみると、気付かれないように捨てたということでした。

これはショッキングな出来事です。

配偶者は、いずれ自分にとって不利になると考え直したのか、サインした契約書そのものを、密かに捨ててしまったそうです。

残念なことですが控えをとっていない場合、作成した書面の存在を後から証明することは困難となってしまいます。

「こんな不誠実なことをする人と、これからも婚姻関係を続けていなければならないのか…」

と、相談者はとても落胆していました。

 

無断で捨てる行為は「私用文書等毀棄罪」に該当する可能性

刑法には、「私用文書等毀棄罪」という犯罪が定められています。

この犯罪は、他人がもつ「権利や義務を証明することのできる文書」を破る、捨ててしまうことによって効用を失わせることが、成立の要件になっています。

本人に黙って契約書を捨ててしまう行為は、私用文書等毀棄罪に該当する可能性があります。

ただ、私用文書等毀棄罪は親告罪といって、被害者の告訴がなければ検察や警察が動かないという少し変わった犯罪の一つです。

そのため、こちらが告訴しなければ配偶者が逮捕されることはありませんが、形式的には犯罪に該当する可能性があるということになります。

 

真摯な合意があれば破棄されない

頭に手を当てる女性

勝手に捨ててしまうという行為は、責められるべき行為です。

ただ、相手の真摯な反省と同意を得ることができなかったことが、このような無断破棄の原因となってしまったと考えることもできます。

「約束を守る」と相手が本心から約束していたのであれば、後日、密かに契約書を捨てるという無茶な行動はしないはずです。

おそらくは不倫を責められ・厳しく詰め寄られて、納得していないにもかかわらず、渋々サインしたというような事情があったのだと思います。

このように無理やりサインさせるようなことがあると、逆にトラブルの原因となってしまいます。

保管されていたものを捨てるという過激な行為までは行わないとしても、後日、契約書に書かれた内容を否定するかもしれません。

「あれは窮迫に乗じて無理やりサインさせられたもので、本心ではない。」というような主張をされてしまうと、内容が妥当な条件であるのか、改めて検討しなければならなくなってしまいます。

サインしてもらうときには、その内容を十分に理解してもらったうえで納得してサインしてもらうことが、とても重要です。

これは法的効果の問題だけではなく、夫婦の信頼関係を再構築するうえでも大切なことといえます。

再び円満な関係に戻るためには、不倫をした配偶者の誠実で真摯な態度・約束が、必要です。

単にサインをさせるのではなく、十分に納得・理解してもらったうえでサインしてもらえるよう心掛けてください。

実際の事例でも、、
これは結構ありがちなのですが、夫や妻の浮気が発覚して「許せない!」という感情に任せて強い論調で迫って、無理やり誓約書などにサインさせるというケースがあります。

実際に「これはやり過ぎ」という要望を頂くことは多々あります。そのような場合は「これをやってしまうと逆に不利になることがあります」と丁寧に説明するようにしています。

行き過ぎた条件だけが無効になるというのであればまだ良いですが、書面全体の信頼性が疑われる、もしくは、無理やり約束ささせられたので無効であるといったことになれば身も蓋もありません。

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