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示談書、誓約書を郵送する方法

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相手と郵送でやりとりする方法

不倫・浮気・男女問題専門の行政書士アークス法務事務所です。 

本ページに一通り目を通すことで、示談書、誓約書を郵送する方法について、くわしく理解することができます。

 

このページで理解できること

  • 双方がサインする示談書(合意書)を郵送する方法
  • 一方のみがサインする誓約書を郵送する方法
  • 先にどちらがサインするのか?
  • 割り印や契印は必須なのか?
  • レターパックによる郵送
  • 日付の記載はいつするのか?
  • 郵送に関するその他のよくある疑問

お仕事などで取引先と契約書を郵送でやり取りした経験のない方は、どのような方法で相手に契約書を郵送すれば良いか、分からないという方もいらっしゃるかもしれません。

男女間のトラブルで、相手に示談書や誓約書を郵送した経験があるという方は少ないと思いますので、本ページでは、実際に郵送でやり取りする方法について説明します。


本ページでは、①示談書(合意書)を郵送する方法と、②誓約書を郵送する方法と分けて説明しますので、自分に該当する部分を必要に応じて確かめるようにしてください。

 

示談書(合意書)を郵送する方法

・示談書(合意書)を2部用意し、発送者が先にサインする

示談書(合意書)は、こちらと相手方と双方がサインして成立する書面です。

よって、示談書は2部用意します。

発送者が先に
示談書2部共に署名押印して発送することが慣例的です。契印や割り印を押印するときは、これも2部共に契印や割り印を押印しておきます。


発送者が送付した2部の示談書を受け取った相手は、署名押印欄の自分のサインする箇所に署名押印をして、その内の1部を再び発送者へ返送することになります。
 

・割り印や契印は必須?

正式な方法では、契印・割り印を押印するのですが、割印や契印については契約書が対で作成されていること、複数ページに及ぶ契約書が一体として作成されていることを表現するために捺される印のことをいいます。

もし、「契印・割り印の捺し方が分からない」、又は「契印・割り印を忘れたっ!」という場合でも、契約書がきちんと製本されページの差し替えができない状態であれば、契印・割り印がなくても書面の法的効果には影響しません

ただし、契約書がバラバラな紙で、製本されていないような状態の場合には、一部のページが差し替えられてしまう可能性がありますので、契印・割り印を捺す必要があります。

また、ホチキス留めの場合も、ホチキスを外してページを差し替える、もしくは一部を抜き取るということができてしまうため、念のため契印を捺した方が良いでしょう。


契印・割り印を捺す場合には、インターネットで検索して頂ければ契印・割り印の押印の仕方が分かりやすく解説されているページがありますので、参考にしてみてください。

ページの抜き取りなどがないように示談書がきちんと製本されているのであれば、契印・割り印の押印は省略されても、大きな問題になる可能性は低いです。
 

・おすすめはレターパックによる郵送

示談書の準備ができたら、いよいよ相手に示談書を郵送します。

郵送には日本郵便のレターパックを利用して送付する方法をお勧めします。

レターパックは最寄りの郵便局、もしくはコンビニのローソンで購入することができます。

レターパックには、対面手渡しで配達されるレターパックプラスと、ポストに投函されるレターパックライトの2種類があります。

どちらも郵便追跡サービスを利用することができますので、郵送状況や配達が完了したことをインターネット上で確認することができます。

レターパックプラスは対面手渡しがメリットである反面、受取人が不在の場合には郵便物を受け取ることができません。

受取人自らが郵便局へ連絡して、再配達をしてもらう必要があります。

レターパックライトは、受取人が不在であってもポストに投函されるため、不在持ち帰りということは基本にありません。

相手があらかじめ示談書の取り交わしに同意しているのであれば、レターパックライトの利用で問題ないと思います。


レターパックの品目には、「書類」と記載すれば良いでしょう。わざわざ「契約書」とまで具体的に書く必要はありません。


尚、示談書や誓約書は、郵便法上の「信書」扱いとなります。

信書を送付できるのは日本郵便もしくは、特定信書便のサービスを提供できる一部事業者に限られているため、宅配便やその他民間のメール便などで、示談書・誓約書などの契約書を送ることはできないので注意してください。

 

・日付の記載はいつするのか?

示談書の日付は、実際に署名押印を行うその日付を記入することになります。

また、2部ある示談書の日付は、必ず同一の日付とします。日付が空欄の示談書・合意書の1部が返送されてきたときには、相手が持つ1部と日付を揃えて書き入れる必要があります。

示談書の日付は両者が合意した日付を記載することになりますので、ふたつの示談書で両者の合意した日が異なるということはあり得ません。

実際に示談書へ日付を記入するタイミングは、おおまかに次の二つのタイミングが考えられます。

1.初めに一方が署名押印する段階で、2部共に日付を記入してしまう。

この方法には注意点があります。

初めに一方が署名押印する段階で、2部共に日付を記載することができる場合は、すでに契約書の内容について双方が確認済で、すでに両者の合意が成立している場合に限られます。

例えば、メール等であらかじめ契約書の文面を確認し合っていて、「この内容で合意します。」というように、合意日が明確であるときには、はじめに一方が署名押印する段階で、合意した日付を記載しても良いでしょう。

 

2.はじめに署名押印する時点では日付の記入を行わず、相手が示談書を受け取り、署名押印するとき(署名押印欄に双方の署名・押印が揃うとき)、相手に日付を記入してもらう。

この方法で日付を記載した場合は、2部共に両者のサインが揃った日が、合意日ということになります。


いずれの方法であっても「実際に両者が示談書の条件に合意した日よりも前の日付」を記入することはありませんので、注意してください。
 

誓約書(念書)を送付する方法

・誓約書(念書)を1部用意する

誓約書は、通常、約束をする誓約者のみが署名押印する書面であるため、誓約書を1部用意します。

不倫相手に約束してもらうために誓約書を送付する場合は、あらかじめ誓約書を返送するよう相手に連絡してから誓約書を郵送します。

他方、誓約者自らが誓約書を作成して、署名押印する場合には、自ら署名押印した誓約書を、誓約する相手へ郵送するだけとなります。

ただ、誓約書自体は誓約相手へ提出してしまうため、手元には書面が何も残らなくなってしまいます。

自分がどのような約束をしたのか、後から確認できるように、署名押印後の誓約書のコピーをとっておくか、写真撮影してデータで保管して、後から確認できるようにしておきます。

 

誓約書にサインをしてもらう方法

その他の郵送に関する疑問点

・返信用封筒は付けるのか?

「返信用封筒も一緒に送った方がよいでしょうか?」というご質問をいただきますが、結論はどちらでも良いということになります。

相手は、ビジネスの取引先ではないため、相手の返信を容易にするために、敢えてこちらが返送の費用を負担して返信用の封筒を付けるという配慮は、通常行いません。

被害者側が、加害者に対して示談書を送付するときには、封筒ぐらい自分で用意して、速やかに返送してください。ということになります。

しかし、返信用封筒を付けてあげれば、相手は届いた書面にサインして、添付の返信用封筒に入れてポスト投函するだけということになりますので、より相手からスムーズに返送を受けることができるかもしれません。

 

・書類送付状は付けるのか?

ビジネス文書を郵送するときには、送付した文書が相手にきちんと届いているか、過不足がないか受け取った側が確認できるように、「書類送付状」を付して郵送する方法がビジネスマナーとして一般的になっています。

「いつもお世話になっております。以下の書類を送付致しますので、ご査収ください。」といったようなコメントと、送付した文書の内訳(請求書 1通、納品書1通)を書類送付状に書いて、その他の書類と一緒に送付します。

個人間の示談書のやり取りで、この書類送付状を付けることは必要なのか、確かにあった方が丁寧であるといえます。

不貞行為の加害者側が、被害者側に対して示談書を送付するときは、可能な限り書類送付状を付けて送付した方が丁寧で良いと思います。

他方、被害者側が加害者側に示談書を郵送するときはどうでしょうか。

私が、被害者だとすれば、書類送付状は付けずに2通の示談書を送り付けてしまうかもしれません。

いずれにしても、送付状を付けた方が丁寧であることは間違いありませんが、送付状を必ず付けなければならないというようなものではありません。

 

・返送先や期日の連絡について

示談書を郵送する前の相手方とのやり取りで、返送先を伝え、いつまでに返送するといったようなこと決めておく必要があります。

もし、そのような事項が決まっていないときは、示談書を送付するときに、相手に伝えなければなりません。

示談書を受け取ったまま、相手の手元からいつまでも示談書の返送がなく、やきもきすることは、精神的にも苦痛なことだと思います。

そのようなことにならないように、あらかじめ返送期日や返送先等について、相手に電話・メール・LINEなどで伝えておくか、もしくは、示談書を郵送するときの送付状にそれらの情報を記載して相手に郵送することになります。

示談書・誓約書の返送を約束してもらうときに、あらかじめ返送期日については、話し合っておいた方が良いでしょう。

 

・内容証明郵便で送った方が良いのか?

示談書や誓約書を内容証明郵便で郵送する必要はありません。内容証明郵便は、送付した書面の内容を後から郵便局に証明してもらうことができます。

慰謝料請求の請求書や、迷惑行為の中止を求める警告書など、こちらから、いつ、誰に対して、どのような請求・警告を行ったのかを、後から郵便局に証明してもらうために利用します。

内容証明郵便の受取人は、後から、そのような請求・警告は受けていない等と言い逃れることはできなくなります。

よって、法的な請求・警告などを行うときには、内容証明郵便で請求・通知書面を郵送することになります。

示談書や誓約書は、署名押印によって書かれている内容を当事者が異議なく認めていることを証明するための書面です。

わざわざ内容証明郵便を利用して郵便局にその内容を証明してもらう必要がありません。

よって、示談書や誓約書を相手方に郵送するときには、レターパックなどで送付し、内容証明郵便で送付しなくても構いません。

 

・相手にこちらの住所を知られたくない何かいい方法は?

郵便局留めを上手く利用すれば、相手にこちらの住所を知られずに書面の郵送を行うこともできます。

局留めとは、宛先の住所を、相手の最寄りの郵便局として、郵便局に郵便物を留め置いてもらい、自ら郵便局へ取りに行く方法で郵便物を受け取ることができます。

相手からの書面の返送先を、最寄りの郵便局としてもらうことで、相手に自宅住所を知られずに郵便物を受け取ることができます。

不倫に関する示談書・誓約書の郵送では、よく利用されている方法ですので、このような方法もあるということは知っておくと良いでしょう。

 

示談書、誓約書の返送を求める「通知書」

もし、あらかじめ相手に示談書・誓約書の提出を求める連絡をとることができないときには、

示談書や誓約書と一緒に、こちらからの示談解決に向けた提案であること、示談書に署名押印して返送すれば、和解解決としてこれ以上責任追及しないことなどを記載した通知書を作成して、示談書と一緒に送付して、書面通知によって相手に、示談書や誓約書の返送を求めることもできます。

もちろん、単純に示談書・誓約書の返送を求めるだけではなく、示談解決に至ることができなければ、弁護士に相談したうえで、法的措置を執ることも検討していることもしっかりと伝えます。

示談書・誓約書の返送があれば、示談解決することができますが、返送がなければこちらも慰謝料請求を行う他ないと考えている旨を書面で伝え、こちらの本気度を理解してもらいます。

反論があれば、申し出てください。こちらの提案通りに約束できるのであれば、書面に署名・押印のうえで、何日以内に返送するよう要求する書面通知を行うことになります。

 

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