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契約書を郵送する方法

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示談書はどうやって郵送するの?

郵送方法を説明する男性

行政書士アークス法務事務所、代表の大谷と申します。
当事務所は不倫、夫婦問題に関する書面の作成を専門としています。

普段の生活の中で、契約書のやり取りをする機会は少ないため、どうやって契約書を郵送すればいいのか分からないという人も多いと思います。

今回は、不倫に関する契約書や示談書の郵送方法について、解説します。
 

双方がサインする契約書・合意書を郵送する方法

合意書を2部用意し、発送者が先にサインする

合意書は、こちらと相手方と双方がサインする形式の契約書です。

そのため、合意書は2部準備します。

一般的には、発送者が先に合意書2部共に署名押印したうえで、相手へ発送します。

合意書2部を受け取った相手は、署名押印欄にサインして、その内の1部を再び発送者の元へ返送します。
 

おすすめはレターパックによる郵送

郵送には日本郵便のレターパックを利用して送付する方法をお勧めします。

レターパックは最寄りの郵便局、もしくはコンビニのローソンで購入できます。

レターパックには、対面手渡しで配達されるレターパックプラスと、郵便受けに配達されるレターパックライトの2種類があります。

どちらもインターネットで郵送状況や配達が完了したことを確認できます。

レターパックプラスは対面手渡しがメリットであるといえますが、その反面、受取人が不在の場合には郵便物が配達されずに持ち帰りになります。

そのため、相手がいつまでも再配達の手配をしないといったことが起きる可能性が考えられます。

レターパックライトは、受取人が不在であっても郵便受けに配達されるため、不在で持ち帰りになるということは通常ありません。

相手があらかじめ契約書の取り交わしに同意しているのであれば、レターパックライトの利用で問題ありません。
 

日付の記載は、いつ、誰がするのか?

合意書の日付は、実際に署名押印をするその日付を記入しておけば良いでしょう。

注意する点は、2部ある合意書の日付は、二つとも必ず同一の日付にしなければならないことです。

もし相手から日付が空欄の契約書が戻ってきたときには、相手が持つ1部と日付を揃える必要があります。

合意書に日付を記入するタイミングは、おおまかに次の二つのタイミングが考えられます。

1.初めに当事者の一方が署名押印する段階で、2部共に日付を記入してしまう。

すでに契約書の内容について双方が確認済で、両者の合意が成立している場合には、初めに当事者の一方が署名押印する段階で、2部共に日付を記載してしまいます。

例えば、メールやLINE等であらかじめ契約書の内容を確認し合っていてる場合には、はじめに一方が署名押印する段階で、2部共に日付を記載して良いでしょう。

2.はじめに署名押印する時点でまだ日付の記入せず、相手が契約書を受け取り、サインするとき(署名押印欄に双方の署名・押印が揃うとき)、相手に2部共に日付を記入してもらう。

日付の記載は、上記1または2どちらのタイミングでも構いませんが、必ず二つの契約書の日付が同じになるようにしてください。

 

割り印や契印は必須?

契約書を作成するときには、割印や契印というものを押すことがあります。

同内容の二つの契約書が1セットで作成されていることを確認するために押す印を、割印といいます。

複数ページに及ぶ契約書が一体として作成されていることを確認するために押す印を、契印といいます。

ただこれらは、契約書を作成するときの作法のようなものなので、もし「契印・割印の捺し方が分からない」、又は「契印・割り印を忘れた」という場合でも、

契約書がきちんと製本されページの差し替えができない状態であれば、契印・割印がなくても契約書の法的効果には影響しません。

もし契約書がバラバラで綴じられていないと、一部のページが差し替えられてしまう可能性もありますので、契印・割印を捺す必要があります。

契印・割り印を捺す方法は、インターネットで検索すればイラスト付きで分かりやすく解説しているページが見つかると思いますので、それらを参考にしてみてください。

契約書がきちんと製本されているのであれば、契印・割印がなくても、問題になることはありません。
 

一方のみがサインする誓約書(念書)を送付する方法

誓約書(念書)を1部用意する

誓約書は、通常、約束をする誓約者のみが署名押印する形式の書面です。

そのため、誓約書は1部のみを準備します。

誓約者(誓約する人)が、相手に誓約書を提出する場合は、自分がサインした書面を相手に郵送するのみです。

ただ、誓約書自体は誓約する相手へ提出してしまうため、サインした人の手元には書面が何も残らなくなってしまいます。

そのため、自分がどのような約束をしたのか、後から確認できるように、署名押印後の誓約書のコピーをとっておくか、写真撮影してデータで保管し、後から内容を確認できるようにしておきます。
 

不倫・浮気の誓約書と示談書

その他の郵送に関する疑問点

「返信用封筒」は付けるのか?

「返信用封筒も一緒に送った方がよいか?」という質問が多いですが、これはどちらでも構いません。

もちろん返信用封筒があった方が、受け取った側はスムーズに返送できます。

返信用封筒を付ければ、相手は届いた書面にサインして、封筒に入れてポスト投函するだけですので、相手からスムーズに返送を受けることができます。

ただ、ケースバイケースではありますが、相手はビジネスの取引先ではないので、こちらが返送費用を負担して、封筒を付けるという配慮までは不要ともいえます。

不倫などの被害者側が、加害者に対して合意書を送付する場合では、封筒ぐらい自分で用意して、速やかに返送してください。ということになるかもしれません。

反対に、不倫などの加害者側が、被害者側へ書面の返送を求める場合には、返信用封筒を付けるという配慮(誠意)があった方が良いかもしれませんね。
 

「書類送付状」は付けるのか?

ビジネス文書を郵送するときには、送付した文書が相手にきちんと届いているか、過不足がないかなどを確認できるように、「書類送付状」を付けて郵送することがマナーとして一般的になっています。

送付した文書の内訳(ex.請求書 1通、納品書1通)を書類送付状に書いて、その他の書類と一緒に送付します。

個人間の契約書のやり取りで、この書類送付状を付けることは必要なのか?

あった方が丁寧であるといえますが、

送付状は、必ず付けなければならないというようなものではありません。

不貞行為の加害者側が、被害者側に対して契約書を送付するときは、書類送付状も付けて送付した方が丁寧で、相手への印象も良いかもしれません。
 

返送先や期日を相手に伝えなければならない

契約書を郵送する前に、相手方と、返送先や返送する期限(期日)を決める必要があります。

もし、これらが決まっていない場合は、少なくとも相手にこちらの希望を伝えておくことが大切です。

相手からいつまでも契約書の返送がなく、やきもきすることは、精神的にも苦痛なことだと思います。

そのようなことにならないように、あらかじめ返送期日や返送先等について、相手に電話・メール・LINEなどで伝えておくか、もしくは、契約書を郵送するときの送付状に「〇日までに返送すること」を記載して相手に郵送します。
 

内容証明郵便を利用する必要はない

契約書の郵送を、内容証明郵便でする必要はありません。

慰謝料請求の請求書や、迷惑行為の中止を求める警告書など、こちらから、いつ、誰に対して、どのような請求・警告を行ったのかを、後から郵便局に証明してもらうために内容証明郵便を利用することが一般的です。

ただ、契約書を相手方に郵送するときには、レターパックなどの信書便で送付します。

内容証明郵便で送付する必要はありません。
 

相手にこちらの住所を知られたくないときの対応

「郵便局留め」を利用すれば、相手にこちらの住所を知られずに、郵送で書面のやり取りができます。

「郵便局留め」を利用する場合は、宛先の住所を、受取人の最寄りの郵便局として、郵便局に郵便物を留め置いてもらい、

受取人が自ら郵便局へ取りに取りに行き、郵便物を受け取ることができます。

相手からの書面の返送先住所を、こちらの最寄りの郵便局留めとしてもらうことで、相手にこちらの自宅住所を知られずに郵便物を受け取ることができます。

不倫に関する契約書の郵送では、よく利用されている方法ですので、このような方法もあるということを知っておいてください。
 

相手へ和解合意書、誓約書の返送を求める「通知書」の送付について

もし、相手に契約書の返送を求める連絡をすることができない場合には、

契約書と一緒に、こちらの主張・要求・警告などを記載した通知書を作成して、送付します。

この通知書を、契約書と一緒に送付して、書面通知で相手に、契約書の返送を求めることができます。

単純に契約書の返送を求めるだけではなく、このまま示談解決に至ることができなければ、弁護士に相談のうえで法的措置を執ることも検討していることなど、契約書の返送を相手に促すこちらの主張を記載します。

契約書の返送を促す、通知請求書の作成については、以下のリンクページ(「不倫相手へ内容証明で慰謝料請求する」)が参考になりますので、参照してください。

 

不倫相手へ内容証明で慰謝料請求する

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